Cara Praktis Membuat Auto Reply WA & Instagram Bisnis
Di era bisnis digital yang bergerak super cepat, pelanggan tidak hanya ingin dilayani dengan baik—mereka menginginkan respons instan. Begitu mereka mengirim pesan, ekspektasinya jelas: ada balasan saat itu juga. Namun sebagai pelaku usaha, mustahil rasanya selalu standby 24 jam tanpa jeda. Di sinilah auto reply hadir sebagai solusi yang sederhana, efisien, dan tetap terasa profesional.
Auto reply memungkinkan pesan pelanggan dibalas secara otomatis meskipun kamu sedang tidur, sibuk mengemas pesanan, atau sedang offline. Dengan fitur ini, komunikasi tetap berjalan lancar dan pelanggan merasa diperhatikan sejak detik pertama mereka menghubungi bisnis kamu.
Dalam panduan ini, kamu akan belajar cara membuat auto reply di WhatsApp dan Instagram, tips agar pesan tidak terasa kaku, hingga rekomendasi aplikasi tambahan yang bisa membantu bisnis tumbuh lebih cepat.
Apa Itu Auto Reply dan Mengapa Penting untuk Bisnis Online
Auto reply adalah balasan otomatis yang dikirim ketika seseorang menghubungi akun WhatsApp atau Instagram kamu. Fitur ini tidak hanya menyapa pelanggan lebih cepat, tetapi juga:
- memastikan pesan mereka sudah diterima
- memberi informasi dasar seperti jam operasional
- mengurangi risiko pelanggan merasa diabaikan
- membantu menjaga citra bisnis yang profesional
Penelitian bahkan menunjukkan bahwa bisnis dengan respons cepat dapat meningkatkan peluang penjualan hingga 70% dibanding mereka yang lambat membalas pesan. Jadi, kecepatan bukan lagi sekadar nilai tambah—melainkan kebutuhan utama dalam pengalaman pelanggan.
Cara Mengaktifkan Auto Reply di WhatsApp Business
Untuk pengguna WhatsApp Business, kamu bisa membuat auto reply langsung dari aplikasi tanpa alat pendukung apa pun. Berikut langkah-langkahnya:
1. Pastikan Menggunakan WhatsApp Business
WhatsApp pribadi tidak memiliki fitur auto reply. Jadi:
- unduh WhatsApp Business dari Play Store atau App Store
- login menggunakan nomor WhatsApp bisnis kamu
Aplikasi ini gratis dan memiliki fitur tambahan seperti katalog, label pelanggan, dan profil bisnis.
2. Masuk ke Menu Fitur Bisnis
Ikuti langkah berikut:
- klik ikon tiga titik di kanan atas
- pilih Fitur Bisnis
- pilih salah satu menu:
- Pesan di luar jam kerja (Away Message)
- Pesan sambutan (Greeting Message)
Pilih sesuai kebutuhanmu—apakah ingin menyapa pelanggan baru atau membalas otomatis ketika admin sedang offline.
3. Aktifkan Pesan Otomatis dan Tulis Balasan
Nyalakan opsi Kirim pesan otomatis, lalu tulis pesan yang ingin dikirim, misalnya:
“Halo! Terima kasih sudah menghubungi kami 😊
Admin sedang offline dan akan membalas pesan Anda pada jam kerja:
Senin–Jumat, pukul 08.00–17.00 WIB.
Sementara itu, silakan cek katalog kami di link berikut: bit.ly/tokokami”
4. Atur Penerima Pesan
WhatsApp Business memungkinkan kamu memilih siapa yang menerima auto reply:
- semua orang
- pelanggan baru saja
- kontak tertentu
Fitur ini membantu agar pesan tetap relevan dan tidak dikirim ke orang yang tidak perlu.
5. Tentukan Waktu Aktif Auto Reply
Kamu bisa mengatur:
- hanya di luar jam kerja
- sepanjang waktu
- pada jadwal tertentu (misalnya saat libur nasional)
Selain itu, manfaatkan fitur Quick Replies, yaitu pesan singkat yang bisa dikirim cepat menggunakan shortcut seperti:
/harga → otomatis muncul daftar harga
/alamat → muncul lokasi toko
Cara Membuat Auto Reply di Instagram Profesional
Instagram juga menyediakan fitur pesan otomatis untuk akun Bisnis dan Kreator. Fitur ini sangat membantu pebisnis online yang menerima ratusan DM setiap hari.
1. Ubah Akun ke Mode Profesional
Caranya:
- buka Profil
- masuk ke Pengaturan
- pilih Jenis Akun
- klik Ubah ke Akun Profesional
Pilih kategori sesuai bisnis kamu, misalnya kuliner, fashion, atau jasa.
2. Akses Fitur Pesan Instan Otomatis
Masuk ke Inbox (DM), lalu:
- klik menu Tools atau Alat
- pilih Automated Responses atau Balasan Instan
Di sini kamu bisa membuat balasan otomatis untuk pertanyaan umum.
3. Tambahkan Quick Replies
Aktifkan fitur Quick Replies, lalu buat pesan seperti:
“Terima kasih sudah menghubungi kami! 😊
Kami akan membalas pesan Anda secepatnya.
Untuk melihat katalog lengkap, silakan klik link di bio.”
4. Manfaatkan Meta Business Suite
Jika ingin fitur lebih lengkap, gunakan Meta Business Suite versi mobile atau desktop. Dengan platform ini, kamu bisa:
- mengatur auto reply untuk FB & IG sekaligus
- menjadwalkan balasan
- membuat FAQ otomatis
- memantau DM dalam satu dashboard
Sangat cocok untuk bisnis yang mulai berkembang dan membutuhkan pengelolaan pelanggan lebih serius.
Alternatif Lain: Gunakan Aplikasi Auto Reply Tambahan
Jika kamu membutuhkan fitur yang lebih canggih, beberapa aplikasi pihak ketiga dapat menjadi pilihan, seperti:
- WATI
- Respond.io
- Zoko.io
- AutoResponder for WA
Keunggulannya antara lain:
- balasan berdasarkan kata kunci
- pengiriman katalog atau link otomatis
- broadcast pesan ke ribuan pelanggan
- chatbot yang bisa menjawab pertanyaan umum
Contoh penerapannya:
Pelanggan: “Harga sepatu berapa?”
Bot:
“Hai Kak! 👋
Untuk daftar harga lengkap, silakan klik link berikut: bit.ly/tokokami”
Dengan sistem seperti ini, bisnis tetap responsif tanpa harus menambah admin.
Tips Membuat Auto Reply yang Tetap Ramah dan Natural
Agar pesan tidak terdengar kaku seperti robot, terapkan tips berikut:
- gunakan bahasa yang santai dan sopan
- sertakan informasi penting (jam kerja, link katalog, cara order)
- hindari paragraf panjang
- gunakan emoji sewajarnya agar tetap hangat
- rutin perbarui pesan sesuai promo atau perubahan layanan
Contoh pesan yang efektif:
“Halo Kak! 👋
Terima kasih sudah menghubungi [Nama Bisnis].
Admin sedang offline dan akan membalas besok pukul 08.00 WIB.
Sambil menunggu, Kakak bisa lihat katalog kami di: bit.ly/katalogkami 😊”
Manfaat Auto Reply untuk Pertumbuhan Bisnis
Mengaktifkan auto reply memberikan banyak keuntungan, antara lain:
- pelanggan merasa dihargai karena pesan langsung dibalas
- menghemat waktu admin
- bisnis tetap aktif 24 jam
- meningkatkan kesan profesional dan kepercayaan pelanggan
- peluang penjualan lebih besar karena komunikasi tidak terputus
Auto reply bukan hanya fitur tambahan—melainkan strategi pelayanan yang membantu kamu menjaga hubungan pelanggan tanpa stres.
Kesimpulan: Mulai dari yang Sederhana, Dampaknya Besar
Membuat auto reply di WhatsApp dan Instagram sangat mudah dilakukan, tetapi manfaatnya sangat besar bagi bisnis online. Cobalah mulai dari fitur bawaan aplikasi, lalu tingkatkan dengan platform tambahan jika kebutuhan pelanggan semakin berkembang.
Ingat satu hal penting:
✅ Pelanggan yang ditanggapi dengan cepat jauh lebih mudah menjadi pelanggan tetap.
Mulai hari ini, biarkan auto reply bekerja untukmu—sementara kamu fokus mengembangkan bisnis.
